Aprenda a Utilizar Relatórios Gerenciais Para Tomar Decisões

Não existe uma receita pronta para o sucesso de um negócio, porém existem caminhos que te fazem chegar mais perto dele. Os relatórios gerenciais são um exemplo de ferramenta que possibilita ao gestor tomar decisões mais acertadas, com base em informações importante relacionadas à empresa. No artigo de hoje darei dicas de como esses relatórios podem ser úteis para uma gestão mais eficaz.

Relatórios Gerenciais: O Que São?

Os relatórios gerenciais são documentos escritos criados para registrar informações referentes à área financeira, de produção, tráfego de um site ou sistema, vendas, etc. Diretores, gerentes e analistas de vários departamentos geralmente são os responsáveis pela confecção desses registros. No entanto, esses profissionais normalmente compartilham seus relatórios com outros gerentes e funcionários para mantê-los bem informados.

Imagine que um gestor precisa tomar uma decisão relacionada a aceitar uma grande encomenda de um novo cliente. Como ele irá saber se sua equipe de colaboradores está pronta para suprir a demanda? Em um relatório de produtividade ele terá acesso a quantidade de itens fabricados por hora, dia, semana, etc. Dessa forma, conseguirá analisar se pode aceitar o pedido e se terá que contratar mais funcionários.

Por Que Fazer Relatórios Gerenciais?

Os relatórios gerenciais, se feitos da maneira correta, podem ser úteis em diversos aspectos dentro de uma empresa.

Alguns deles são:

• Mantêm o gestor e gerentes sempre atualizados a respeito do negócio;

• Oferecem maior facilidade para consulta de informações para realizar o planejamento;

• Embasamento para tomada de decisões mais eficazes;

• Maior entendimento sobre os resultados e o impacto causado pelas decisões tomadas.

O Que Considerar ao Fazer um Relatório Gerencial?

Ao elaborar um relatório gerencial é necessário considerar os seguintes pontos:

Para Quem Ele é Destinado?: Pense no relatório como se fosse uma carta, para escrevê-lo é necessário saber quem irá ler. Com base na área do destinatário você saberá quais são as informações que deverão ser inseridas.

Qual é o Objetivo do Relatório?: Ele será usado para análise de resultados, como base para tomada de decisão ou apenas para atualizar o gestor sobre a atual situação da empresa? É importante saber o que é esperado em relação às informações contidas no relatório.

Apresentação do Conteúdo: As informações devem ser apresentadas de forma que sejam úteis para todos os interessados. Além disso, é necessário que os dados sejam registrados de forma clara e objetiva, para que todos possam entender com facilidade.

Características Que um Relatório Gerencial Deve Ter

Além dos pontos que citei anteriormente, é necessário que o relatório gerencial tenha uma estrutura:

Sucinto: As informações devem ser registradas de maneira objetiva, para facilitar tanto o preenchimento quanto a leitura. Isso evita que se perca tempo durante a formulação e análise do relatório.

Funcional: Ao fazer um relatório é importante nunca perder de vista para o que ele será usado. As informações devem estar focadas sempre na função que terão ao ser lidas e analisadas.

Completa: Um bom relatório gerencial deve conter todas as informações que seu destinatário precisa ter acesso. É necessário preenchê-lo com máxima atenção para que seja uma ferramenta verdadeiramente eficaz para a empresa.

A Utilização dos Relatórios Gerenciais Para Tomar Decisões

Depois de um tempo criando relatórios periodicamente, o seu negócio terá uma base de dados interessante e que serão muito úteis para tomar decisões importantes. Por meio do cruzamento de informações dos relatórios, será possível definir novos caminhos para a empresa, encontrar soluções para problemas que possam estar ocorrendo, etc.

Quando os resultados apresentados nos relatórios são negativos, veja isso pelo lado positivo. Ao poder visualizar tudo o que está atrapalhando o bom andamentos dos seus negócios, você poderá tomar decisões para melhorá-los.Saiba utilizar, até mesmo, as informações ruins ao seu favor.

Se as informações mostradas nos relatórios forem positivas, meus parabéns. Mas não deixe que isso faça com que você se dê por satisfeito e pare de se preocupar. Além de manter o planejamento atual, busque formas de aperfeiçoá-lo, para que os resultados sejam ainda melhores. Quanto mais esforço houver para buscar a melhoria contínua, maiores são as chances de a empresa crescer.

Exemplos de Relatórios Gerenciais

Os tipos de relatórios de uma empresa podem variar de acordo com sua área de atuação. Porém, existem alguns que são comuns a grande parte das organizações. São eles:

Relatório de Perfil dos Clientes: Sobre os perfis de clientes e o que mais consomem. Informações que poderão ser usadas para desenvolver novos produtos e traçar estratégias de marketing.

Relatório de Faturamento: Com dados relacionados ao faturamento por determinado período e também por cliente.

Relatório de Estoque: Levantamento sobre as mercadorias que mais saem e as que permanecem mais tempo no estoque.

Relatório de Custos: Informações sobre despesas fixas e variáveis da empresa, movimentações de entrada e saída no caixa, etc. Dados que irão auxiliar para um controle financeiro mais eficiente.

Todos os exemplos de relatórios gerenciais citados podem ser ferramentas extremamente úteis para tomar decisões muito mais acertadas.

 

Fonte: Blog Marcus Marques