Gestão de Documentos – É Importante e Poucas Empresas Fazem

A sua empresa realiza e dá a devida importância para a gestão de documentos? Dependendo da sua resposta é possível que a companhia esteja em situações de risco tanto no âmbito fiscal quanto trabalhista. A administração de dados documentais é uma forma de se proteger de eventuais problemas jurídicos e até mesmo uma maneira de diagnosticar dificuldades gerenciais.

O que é gestão de documentos?

Consiste num conjunto de procedimentos que visam organizar e armazenar adequadamente documentos de diferentes origens. Para determinar que o método escolhido para o gerenciamento é eficiente basta observar se é fácil encontrar documentos específicos diante da necessidade deles e se há um sistema para descarte do que se tornou inútil sob o ponto de vista legal.

Por que gestão de documentos é tão importante para a companhia?

Na era da informação é fácil entender porque os documentos se tornaram um dos bens mais valiosos das corporações. Independente do porte da sua companhia há a produção de um volume considerável de dados diariamente e isso acarreta em inúmeros arquivos que guardam nada menos do que a história e a comprovação da realização de todos os processos legais adequadamente.

Nesse universo de informações pertinentes contidas nesses documentos estão dados cadastrais dos clientes, registros dos processos realizados internamente, contratos assinados com clientes e fornecedores, notas fiscais, comprovantes do pagamento de impostos entre outros. É fácil compreender porque se deve ter cuidado com o controle e com a segurança dos documentos. Imagine o prejuízo financeiro e até judicial que pode decorrer da perda de um único documento.

Consequências de não ter uma boa gestão de documentos

Mesmo com a importância que expliquei acima, a gestão de documentos, ainda é vista como algo secundário por muitos gestores. Ao negligenciar a administração desses documentos o empresário está colocando seu empreendimento em risco de prejuízo financeiro e moral, roubo de informações sigilosas, dificuldade para atender clientes e atuação menos dinâmica no mercado do que seus concorrentes.

Gestão de documentos: Vale a pena investir

Empresas de todos os tamanhos e setores de atuação devem contar com um sistema de gestão de documentos para tornar mais simples o acompanhamento de processos internos e externos. Além de acarretar em perda de tempo, a falta de uma gestão documental, pode fazer com que a sua companhia perca recursos e assim tenha as suas atividades comprometidas a médio e longo prazo.

Para manter a sua organização competitiva recomendo a adoção de uma boa ferramenta de gestão de documentos. A tecnologia tornou mais fácil e prático catalogar e armazenar diferentes formatos de documentos. É possível inclusive otimizar a forma como os dados guardados são convertidos em informações.

Dicas para adotar a gestão de documentos na prática

Agora que você já sabe qual é a importância da gestão de documentos provavelmente está pronto para deixar no passado a condição de negligência nesse campo, não é mesmo? Se estiver se perguntando como adotar uma estratégia de gerenciamento que seja eficaz certamente vai aproveitar as dicas práticas que listei abaixo.

– Ferramenta digital

O ideal para organizar de maneira mais eficiente os documentos da sua companhia é adotar o uso de uma ferramenta digital, ou seja, um software. Esse recurso permite reduzir o tempo e os recursos físicos empregados no armazenamento de dados bem como aumenta a produtividade.

Quando se direciona as tarefas burocráticas e repetitivas para um software se libera os colaboradores para que possam se aplicar em ter ideias mais interessantes para outros setores da organização.

– Estabelecimentos de procedimentos de armazenamento

Para que os documentos sejam devidamente arquivados e possam ter seus dados acessados quando necessário – somente pelos funcionários autorizados – é positivo estabelecer uma lógica de processos. Por exemplo, no setor de compras da empresa se pode determinar que logo após concluir o processo de aquisição a nota fiscal recebida do fornecedor seja digitalizada e enviada para o banco de dados correspondente.

– Questão de segurança

Informação é tudo, essa máxima nunca foi tão verdadeira quanto nos dias de hoje. Estamos na era da informação e garantir que somente os colaboradores autorizados tenham acesso aos dados de alguns documentos é uma forma de proteger segredos organizacionais. Nisso as ferramentas digitais também podem ajudar, a criação de senhas de acesso diferentes para cada categoria de documentos torna mais simples dar acesso apenas para quem realmente precisa.

– Conheça os procedimentos legais

Informações referentes a gestão de impostos, gerenciamento de pessoal entre outras devem estar facilmente acessíveis para eventuais casos de problemas judiciais. Fica a dica de conhecer todos os procedimentos legais que envolvem as diferentes esferas de gestão para que se tenha todos os dados necessários numa situação emergencial. O gestor deve ter em mente que sempre pode aparecer um problema que demandará uma comprovação documental e para isso a organização é um ponto diferencial.

Fonte: Marcus Marques