Processo de logística: por que e como otimizar sua gestão?

Como sua empresa enxerga a gestão de custos logísticos? Ela gerencia estrategicamente a aquisição, movimentação, armazenamento e transporte de matérias-primas e produtos finais? Pois se você ficou na dúvida, ou pior, acha que sua companhia não tem processo de logística estruturado, é hora de repensar o papel dela no mercado.

Existem inúmeros estudos que apontam que os custos logísticos são responsáveis por até 35% do valor total das vendas e, não raras vezes, esse custo é até maior do que o peso dos insumos na produção.

Não importa se você trabalha em uma distribuidora de alimentos ou em um e-commerce de roupas: a forma com que cada empresa estrutura sua cadeia de suprimentos se reflete diretamente em seu percentual de participação no mercado.

Empresas que não mensuram indicadores logísticos (ou que não têm mapeamento de processos) são como embarcações à deriva, flutuando ao sabor do vento. E o resultado disso você já deve desconfiar, certo?

Que tal então aprender a coordenar seu processo de logística para fortalecer sua presença no mercado e injetar competitividade em suas atividades? Acompanhe-nos!

O que são processos de logística?

Processo de logística é o ecossistema de atividades ligadas ao planejamento, operação e controle do fluxo de mercadorias, desde a compra das matérias-primas até a entrega do produto final ao consumidor.

Esses processos englobam compras, estoque, movimentação interna de insumos, armazenamento dos produtos no centro de distribuição e transporte aos atacadistas/varejistas/cliente final. Em outras palavras, os processos logísticos estão presentes em todas as etapas da cadeia produtiva, exercendo forte influência sobre os resultados das organizações.

No Brasil, país em que o custo logístico representa cerca de 12,37% do faturamento das empresas (formando montante de R$ 15,5 bilhões desperdiçados anualmente no PIB com esse tipo de despesa), fica impossível ter competitividade (principalmente internacional) se não houver um planejamento minucioso desse ônus.

Mas como fugir do alto custo do frete no preço final dos produtos? Como evitar os prejuízos com roubo de cargas no centro de distribuição ou com as altas taxas de avarias nos depósitos?

As respostas para perguntas como essa passam por muitas questões, mas a mais importante é o uso da tecnologia para automatizar processos e melhorar o controle sobre cada iniciativa que se relacione com a produção. Vamos detalhar melhor esses pontos.

Como estruturar os processos de logística?

O estatístico William Deming dizia que

“Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define, não se define o que não se entende e não há sucesso no que não se controla.”

Esse é o ponto zero de nossa reflexão sobre melhoria do processo de logística, considerando que não são poucas as empresas que ainda trabalham com base na intuição, ou que controlam suas atividades precariamente, com anotações em pranchetas ou em planilhas do Excel.

As consequências desse obsoletismo são desastrosas: desperdício de matérias-primas por ausência de controle de estoque, atrasos nas entregas por falta de follow up sistematizado e custos maiores junto às transportadoras por falta de sistemas de gestão com cálculo automático de frete.

Para quem tem frota própria, a falta de tecnologia na gestão logística traz resultados ainda piores, que vão dos altíssimos gastos com gasolina (por falta de instrumentos eletrônicos de roteirização) à manutenção desalinhada da frota, o que aumenta o custo da produção e acaba encarecendo o produto final (que se torna menos competitivo). Mas você pode sair desse círculo vicioso seguindo os passos adiante que apresentamos a seguir.

Mapear todos os processos logísticos

O primeiro passo é entender como funciona sua cadeia de suprimentos e como ela se interliga internamente. Esse é o momento de sistematizar, por meio de um fluxograma, por exemplo, todas as etapas de sua gestão logística:

• verificação da necessidade de nova ordem de compra pelo setor de procurement;
• credenciamento de fornecedores;
• acompanhamento das entregas;
• recebimento das mercadorias;
• classificação e acondicionamento dos materiais no estoque;
• movimentação interna;
• remessa do produto acabado ao centro de distribuição;
• entrega pela transportadora ao cliente final.

Pois bem, todas as atividades relacionadas a esse universo devem ser mapeadas, definindo claramente as responsabilidades, a tecnologia utilizada e os prazos médios de cumprimento de cada etapa. As queixas anotadas pelo SAC também precisam ser levadas em conta.

Analisar erros e imperfeições

De todo esse mundo de tarefas, quais estão abaixo do ideal? Quais as principais reclamações de seus clientes? O que poderia ser melhorado? Qual a distância da empresa perfeita para a realidade (no que tange ao processo de logística)?

Todas as respostas para as perguntas acima precisam emergir dessa fase, em que, por meio de ferramentas de gestão como Análise SWOT, serão levantadas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que circundam a corporação por causa de sua logística.

Definir KPIs

Os indicadores de desempenho logístico (KPIs logísticos) devem entrar em cena para quantificar a performance de sua empresa quando o assunto é gestão de estoque, transporte etc. Alguns exemplos de referenciais que não podem faltar na estruturação de seus processos logísticos:

• taxa de perdas no estoque (por quebras, deteriorações, perda de validade etc.);
• índice de ruptura de estoque no mês (percentual de falta de produto quando do pedido feito pelo consumidor);
• giro dos estoques (venda total do produto dividido pelo seu estoque médio);
• percentual de entregas realizadas no prazo;
• taxa de “pedidos perfeitos” (percentual de entregas feitas no prazo, em perfeito estado);
• índice de avarias durante a entrega;
• percentual de pedidos recusados;
• tempo médio de deslocamento entre um cliente e outro;
• custo médio do frete;
• etc.

Trazer tecnologia para automatizar processos logísticos

Pense bem, por mais numerosa e qualificada que seja sua equipe, como você acredita que ela será capaz de dar conta de todos os indicadores de desempenho logístico citados acima? Impossível, certo?

A tecnologia vem justamente para dar mais eficiência, reduzir custos logísticos e falhas no processo de gestão, além de prover mais qualidade à sua produção. Em um nível que manualmente é inviável.

Pois é, é por isso que você precisa levar tecnologia para dentro dos muros de sua empresa. O tema é atualmente tão preponderante para o sucesso das organizações que vale a pena até discutirmos isso em um tópico especial. Mas antes, listamos as falhas mais comuns na gestão logística.

Quais os principais erros na gestão logística?

Os equívocos na gestão do processo de logística são diversos. Os mais comuns, entretanto, são:

• não ter um software de gestão de frota;
• ter métricas frágeis (ou não ter nenhuma);
• não enxergar a cadeia de suprimentos como ramificações interligadas;
• não investir em preparação e capacitação do time de logística.

Como otimizar a gestão do processo de logística por meio da tecnologia?

Como sua empresa vai ter conhecimento de todas as transportadoras do mercado, agregando os critérios de frete aplicados por cada uma? Um sistema de gestão logística com tabela de frete automatizada poderia lhe dar essa resposta.

E a escolha das rotas de entrega? Vai fazer manualmente? Além do tempo perdido diariamente, as despesas com combustível e pneus, por exemplo, poderiam ser reduzidas com um módulo automatizado de roteirização, presente no mesmo sistema empresarial.

Poderíamos falar ainda em rastreamento de entregas e geração de etiquetas e romaneios. Mas há muito mais do que isso quando o assunto é gestão tecnológica de processo de logística. Vale a pena citar a análise eletrônica dos estoques, o inventário automatizado e a integração entre sistemas de fornecedores e empresas.

Pois bem, você viu hoje como os recursos de inteligência logística fazem diferença no desempenho da empresa.

Fonte: Blog Fortes Tecnologia